Recepcionista virtual
Agenda, confirma, recuerda, reagenda
Míralo en acción
El video de esta automatización está en producción. Pronto podrás verla funcionando aquí.
Recepcionista virtual
Operaciones · 4 semanasUn asistente que agenda citas por WhatsApp, revisa tu calendario en tiempo real, propone horarios disponibles, confirma con el cliente, envía recordatorios y reagenda cuando alguien no puede. Funciona igual para consultorios, salones, asesorías o servicios técnicos.
Qué hace
- Consulta y bloqueo directo en Google Calendar (o Calendly)
- Confirmación automática al agendar
- Recordatorios 24 h y 2 h antes de la cita
- Reagendamiento por WhatsApp sin llamar a nadie
- Manejo de múltiples profesionales, sedes o servicios
Qué ganas
- Caída del no-show entre 30% y 60% con los recordatorios
- Tu recepcionista deja de gastar el día agendando y confirmando
- Cero doble-agenda, cero conflictos de horario
- El cliente agenda cuando quiere, no cuando puede llamar
Herramientas
- n8n
- WhatsApp Business API
- Google Calendar
- Calendly
- Claude
Referencia, desde: $1.680.000 COP
¿Es esto para ti?
Sí, si…
- Agendas citas por WhatsApp o por teléfono y sientes el golpe del no-show
- Tu equipo pierde horas del día confirmando, recordando y reagendando citas a mano
- Tienes hasta 3 profesionales, sedes o servicios con calendarios que hoy se cruzan o se manejan por separado
- Quieres que el cliente pueda agendar cuando quiera, no solo cuando alguien conteste el teléfono
Todavía no, si…
- Solo necesitas responder preguntas frecuentes, sin gestionar una agenda — Chatbot WhatsApp
- Necesitas cobrar dentro de la misma conversación al agendar — eso se cotiza como add-on aparte
- Manejas más de 3 profesionales o sedes, o más de un calendario/sistema de reservas externo — se recotiza como un caso a la medida
- Quieres además un tablero de métricas de la agenda — eso es un complementario que se suma aparte
Cómo conversan tus herramientas
Cómo funciona, paso a paso
- 1
El cliente pide una cita
Por WhatsApp, a la hora que sea — no necesita llamar ni esperar a que alguien conteste.
- 2
Revisa tu calendario real
Consulta la disponibilidad en Google Calendar (o Calendly) antes de proponer nada, así que nunca ofrece un horario ocupado.
- 3
Propone y confirma
Muestra los horarios disponibles, agenda el que elija el cliente y confirma al instante.
- 4
Recuerda a tiempo
Envía un recordatorio 24 horas antes y otro 2 horas antes, para bajar el no-show.
- 5
Reagenda sin fricción
Si el cliente no puede asistir, reagenda por el mismo WhatsApp, sin que nadie tenga que llamar.
Qué incluye tu precio
- Conexión con tu Google Calendar (o Calendly) como única fuente de verdad
- Configuración de tus reglas de agenda: duración, horarios, bloqueos y anticipación mínima
- Recordatorios automáticos 24 h y 2 h antes de cada cita
- Reagendamiento y cancelación por WhatsApp
- Pruebas de punta a punta y 30 días de garantía incluidos
Qué no incluye
- Cobros dentro del mismo flujo de agendamiento — se cotiza como add-on aparte (pasarela de pagos)
- Canales distintos a WhatsApp, o más de un calendario/sistema de reservas externo, sin recotizar
- Más de 3 profesionales, sedes o servicios — se recotiza según el caso
- Un tablero de métricas de la agenda — eso es un complementario aparte
- Cambios de fondo a las reglas de agenda pasados los primeros 30 días — se resuelven con un plan de mantenimiento o se cotizan aparte si son un proyecto nuevo
Qué necesitas tener antes de empezar
- Un número de WhatsApp Business
- Una cuenta de Google con el calendario que se va a usar
- Tus reglas de agenda por escrito: duración de cada cita, horarios, bloqueos y anticipación mínima
- Tu política de cancelación y reagendamiento
Preguntas frecuentes
¿Qué calendario usa el asistente?
Google Calendar por defecto; también funciona con Calendly. Es la única fuente de verdad: si algo se bloquea ahí, el asistente lo respeta.
¿Puede manejar varios profesionales o sedes?
Sí, hasta 3 dentro del alcance estándar. Si tienes más, se recotiza porque la lógica de agenda crece con cada uno.
¿Los recordatorios tienen algún costo aparte?
Usan plantillas de WhatsApp aprobadas por Meta, y esas sí tienen un costo operativo mínimo que pagas directo al proveedor — se estima en la propuesta.
¿Qué pasa si dos clientes intentan agendar el mismo horario?
El asistente consulta el calendario en tiempo real antes de confirmar, así que el segundo cliente ve el horario ya ocupado y no hay doble-agenda.
¿Puede cobrar el anticipo o el valor de la cita al agendar?
No dentro del alcance estándar. Si lo necesitas, se agrega como add-on de pasarela de pagos.
¿Cuánto se demora en estar funcionando?
Alrededor de 4 semanas, contadas desde que nos das los accesos al calendario y tus reglas de agenda por escrito.